Quando estávamos prototipando o Método Kairos, sabíamos que um dos pontos de atenção era o questionamento sobre o propósito da reunião. Já vimos inúmeros encontros que foram improdutivos justamente porque os participantes estavam focados no tema da reunião e não no propósito.

Qual é a diferença?

TEMA

Refere-se ao nome da reunião. Exemplo: Reunião de resultados trimestrais, reunião de alinhamento entre áreas, reunião sobre o market share… E por aí vai.

Vamos focar em um exemplo mais específico para que você perceba o quanto o foco no tema pode prejudicar uma reunião.

Exemplo de tema: Rever valores do serviço X.

Quantas vezes não recebemos e-mail assim:

Pessoal, precisamos rever os valores do serviço X.
Qual a disponibilidade de vocês para uma reunião amanhã às 14h00?

Qual é a problemática aqui?

Todos vão para a reunião com o foco nos ajustes dos valores. Porém, qual é o propósito por trás desta solicitação?

PROPÓSITO

Refere-se ao objetivo final daquela reunião.

Pegando o exemplo acima, por que é importante para a empresa revisitar os valores do serviço X?

Pois está perdendo mercado para a concorrência.

Com o propósito de “voltar a ser líder de mercado”, o que precisamos saber antes da reunião:

– O que nos fez perder mercado?
– Quais são os valores estabelecidos atualmente pela concorrência?
– Quais são os nossos diferenciais competitivos?
– Quais são os custos que envolvem nosso serviço?
– Existe alguma pesquisa de mercado que nos traga respostas mais precisas?
– A mudança nos valores nos trará a liderança de mercado?
– Podemos lançar alguma nova solução ao invés de reduzir os preços?

Percebam como o propósito tira o foco do problema e traz para a solução.

Muitas vezes quando analisamos o propósito, vimos que talvez a reunião não seja necessária e que precisamos dar um passo para trás antes de sequestrarmos o tempo de tanta gente!

E você, como faz ao convocar uma reunião?
Já analisa o propósito ou está muito focado no tema da reunião?

04_tema_Proposito_01

Tema e propósito são as primeiras perguntas que fazemos no Método Kairos, pois as respostas direcionam toda a estratégia da reunião!

Written by Flavia