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August 12, 2015 Blog, Reuniões 1 Comment

Com todo o aparato tecnológico, ainda existem empresas que são resistentes a reuniões à distância e continuam marcando mais e mais reuniões presenciais, aumentando inclusive suas estruturas para suportar tantos agendamentos.

“São Paulo e Rio de Janeiro são líderes mundiais no tempo de deslocamento da residência para o trabalho – 42,8 e 42,6 minutos, respectivamente”, ficamos apenas atrás de Xangai em um levantamento feito com grandes cidades no mundo todo. Estes são dados da reportagem “Hora de Bater o Ponto”, da Revista Galileu deste mês nas bancas.

MOBILIDADE URBANA X IMPACTOS AO SEU NEGÓCIO

É fato que temos um grande problema de mobilidade urbana e, sem gerar polêmicas, não podemos acreditar que esta é apenas uma responsabilidade dos nossos governantes. Como Luiza Helena Trajano sempre comenta em suas palestras, se eles não nos apoiam, precisamos nós mesmos sermos agentes de transformação.

E é interessante também pensarmos em toda a cadeia que este problema pode gerar ao nosso negócio: se o funcionário fica preso no trânsito, provavelmente ele chegará atrasado e estressado. Se ele está estressado, não começará o trabalho motivado. Se o trabalho não for feito com motivação, pode gerar conflitos entre a equipe e resultar em menos tempo produtivo… O fim da história você já sabe!

COMO SER UM AGENTE DE MUDANÇA?

Assumir que centralizar todos os funcionários em um único espaço gera insatisfação e aumenta os problemas de mobilidade urbana é o primeiro passo. A tecnologia avançou, a forma de gestão também, não podemos continuar usando os mesmos modelos das décadas de 80/90 acreditando que eles continuarão a gerar bons resultados.

Portanto, atualização é palavra de ordem dentro das empresas. Conhecer sistemas de reunião à distância traz não só redução de custo para a empresa – como tempo de deslocamento, estrutura etc. – mas também satisfação ao funcionário.

Fizemos um post exclusivo com os benefícios do home office, veja aqui. 

SKYPE: FERRAMENTA EXTREMAMENTE CONHECIDA E EFICIENTE PARA REUNIÕES À DISTÂNCIA

O Skype é uma das ferramentas mais utilizadas para reuniões à distância. Ele está instalado praticamente em todas as máquinas e as pessoas já estão habituadas a utilizar no universo “pessoa física”, o que torna a adaptação para o mercado corporativo simples.

A versão simples permite permite chamadas com até 25 pessoas, além da possibilidade de compartilhamento de telas que ajuda bastante quando precisamos mostrar algum projeto.

Já a versão corporativa é bem mais completa e nos dá a possibilidade de reuniões com até 250 pessoas. Isto é, é possível fazer uma convenção via Skype! Além das informações serem protegidas por autenticação e criptografia, para empresas que trabalham com uma forte política de segurança da informação, é excelente. E o que achamos mais interessante: ele se conecta totalmente com o Outlook, isto é, você consegue agendar as reuniões e já ter todos os contatos do Skype adicionados no Invite, fazer a ligação direto do Outlook e outras funcionalidades bem interessantes.

Pelo que vimos no site do Skype, o valor do plano Corporativo é a partir de R$ 6,50 por mês.

Neste link tem uma passo a passo de como configurar uma reunião do Skype for Business no Outlook.

PRÓS E CONTRAS

Acredito que, ainda que com tantas vantagens, nós temos alguns prós e contras que são importantes serem considerados antes da empresa focar em reuniões via Skype:

PRÓS:
– Redução do problema de mobilidade urbana
– Menos stress e maior motivação da equipe
– Redução de custo com estrutura
– Mais tempo pré e pós reunião
– Agilidade em tomadas de decisão

CONTRAS:
– A tenologia nem sempre ajuda. Um problema na internet pode prejudicar toda a sua programação
– A exposição de projetos nem sempre é tão eficiente, pois não temos recursos como lousas, flip-chart, post its etc.
– O contato pessoal, dependendo do momento da empresa, irá gerar mais empatia com os participantes da reunião
– Não são todas as pessoas que estão 100% familiarizadas com o Skype e isto pode gerar resistências
– O planejamento prévio deve ser muito maior, como o envio antecipado de materiais
– As pessoas ainda não encaram reuniões via Skype como reuniões presenciais e isto gera grandes atrasos

É importante que as particularidades do seu negócio sejam respeitadas, mas provavelmente, em um futuro muito próximo, estes contras deixarão de ser impedidores das reuniões via Skype, afinal, a demanda por mais tempo, produtividade, eficiência, redução de custos e qualidade de vida é urgente dentro de qualquer mercado.

Nos conte nos comentários como você tem usado o Skype para reuniões corporativas. Ah, se tiver alguma outra ferramenta que você já usa, não deixe de nos indicar!

Para finalizar, um post interessante divulgado pelo Skype: “Quer aproveitar bem as suas reuniões à distância? Veja algumas dicas”.

 
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Written by Flavia