Chegou a hora de enviar o famoso e-mail de convocação para a reunião. E aí, quem você convida? Geralmente quem é chamado é porque conhece muito bem sobre o assunto e precisa estar lá ou porque hierarquicamente você é praticamente obrigado a convocá-lo?

Aquele frase “tem muito cacique para pouco índio” é clássica na rádio peão pós reunião, afinal, quantas vezes não convocamos o diretor sabendo que quem melhor opinaria sobre aquele assunto é alguém da produção?

QUESTIONAMENTO QUE DEVE SER FEITO ANTES DE CONVOCAR ALGUÉM

Vamos pegar um exemplo hipotético: a sua empresa decidiu que vai contratar um novo fornecedor de cafés, com o propósito de agradar ainda mais os clientes.

Quem deve participar desta reunião? O diretor da área de compras ou a copeira?

Geralmente a copeira entende tudo sobre cafezinhos, ouve as críticas e elogios dos clientes e sabe opinar melhor do que ninguém sobre o assunto. Junto com ela, uma pessoa da área de compras já é o suficiente para discutir preços e analisar os orçamentos.

COMO SABER QUEM CONVOCAR?

Sem saber o propósito da sua reunião, é praticamente impossível definir as pessoas que devem participar. No exemplo acima, se o propósito fosse reduzir custos, sem dúvida o foco seria na área de compras e não em quem entende melhor sobre a relação do cliente com o cafezinho.

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Propósito é o primeiro item do nosso Método Kairos, justamente pelo tamanho da relevância deste item. Para entender mais a fundo sobre o assunto, clique aqui.

Saber quem convocar para uma reunião é relevante para respeitar o tempo dos participantes e também o seu. Isto evita as inúmeras discussões irrelevantes criadas geralmente por quem não deveria estar lá!

Written by Flavia