Essa é sem dúvida uma das perguntas que mais nos fazem! As pessoas têm a sensação de que, quanto mais curta é uma reunião, mais produtiva ela é. Inclusive, muita gente começa o planejamento de uma reunião pela definição do tempo e depois pelos tópicos que irá falar, cumprindo com esse tempo estimado. Mas será que na prática essa lógica funciona?

Desculpe-me decepcionar, mas começar a planejar uma reunião pelo seu tempo de duração, é um dos piores erros que podemos cometer. Afinal, não adianta acreditarmos que uma reunião é produtiva porque ela tem apenas uma hora, se não se chegou aos resultados esperados e nem se criou um cenário com próximas ações muito bem definidas – significa que você perdeu uma hora com mais uma reunião sem propósito.

SE NÃO É PELO TEMPO, POR ONDE DEVO COMEÇAR O PLANEJAMENTO?

Um dos temas que mais abordamos em nossos workshops e em consultoria com nossos clientes é o famoso propósito. Sem uma definição muito clara do propósito final da sua reunião, a estimativa de tempo será inútil.

Você tem claro a real utilidade dessa reunião? Tem escrito em uma frase o porquê esse encontro precisa acontecer? Consegue listar três resultados esperados ao final da reunião? Sabe qual é a relevância de cada um dos participantes?

Pois é, são várias as perguntas que precisamos fazer antes de uma definição de pauta ou tempo! Perceba que é um movimento contrário ao que a maioria costuma executar, mas sem dúvida é o que te  levará a resultados muito mais satisfatórios e reuniões realmente produtivas, independente do tempo estimado.

CUIDADO PARA NÃO SUBESTIMAR O TEMPO

Outro erro comum que observamos e que em alguns momento também cometemos, é acreditar que a reunião levará menos tempo do que o seu propósito pede. Além disso, as pessoas costumam se esquecer de programar o tempo para o cafezinho, o papo sobre o último jogo, para as dúvidas e curiosidades ao final, o planejamento dos próximos passos etc.

Ao definirmos o tempo errado para a reunião, estamos prejudicando não só a nossa agenda, como a de todos os participantes convocados. Afinal, programamos o dia acreditando que os compromissos levarão aquele tempo previsto e, quando uma reunião ultrapassa muito o tempo alocado, todos os outros eventos são prejudicados, inclusive o tempo para produção, que faz com que tantas pessoas acabem ficando até mais tarde nas empresas.

ASSUNTOS RÁPIDOS, REUNIÕES RÁPIDAS!

Este tópico é inverso ao anterior. Assim como as pessoas costumam subestimar o tempo de uma reunião, elas também têm o costume de agendar mais tempo do que o necessário para assuntos que são rápidos. Virou quase que uma “regra” agendar reunião de no mínimo uma hora, sendo que em muitos momentos 20 minutos são mais do que suficientes.

Portanto, não tenha medo de programar o tempo de acordo com a necessidade da reunião (olha o propósito aí de novo) e não por algo que virou efeito manada dentro das empresas e que todo mundo faz igual. Aliás, para os participantes fica até curioso quando você agenda uma reunião de 27 minutos e esse estranhamento já faz com que eles tenham mais atenção ao horário :). Por aqui costumamos usar bastante esse recurso!

A REUNIÃO PRECISA MESMO EXISTIR?

Por fim e não menos importante: sempre se questione se a sua reunião precisa mesmo existir. Ao fazer a definição correta do propósito, percebemos que inúmeras reuniões se resolvem com um telefonema, um e-mail ou Whatsapp. São muitos os assuntos que podemos resolver de forma mais pontual e que nos faz poupar o nosso tempo e também o das outras pessoas.

Imagine quanto deslocamento, trânsito e todos os custos que isto envolve não seriam poupados se mais pessoas tivessem essa consciência?! Comece a colocar em prática e perceba os resultados positivos no dia-a-dia.

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Written by Flavia