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August 16, 2017 Blog, Método Kairos No Comments

Perguntamos para as pessoas em nosso Facebook o que mais irritava elas em reuniões e a grande maioria respondeu que é a falta de objetividade dos participantes. De fato, é muito comum vermos as pessoas perdendo o foco dos assuntos que estão sendo discutidos e divagando por temas que não tem relação com o propósito da reunião. Mas por que será que isso acontece?

QUAL É A RELEVÂNCIA DO PARTICIPANTE?

São várias as reuniões que somos convocados e que não sabemos qual é a necessidade de nossa participação. Se não sabemos a nossa utilidade, a tendência é a de irmos participar como ouvintes ou então até levarmos algum material a partir de uma suposição / imaginação sobre o que as pessoas querem ver.

Quando não nos sentimos pertencentes ao assunto que está em debate ou aquilo não afeta diretamente a nossa área, é comum querermos desviar para o que é de nosso domínio ou então para podermos apresentar aquele material que tanto tempo investimos para montar. E é neste momento que muitas vezes a reunião se perde.

A CULPA É DE QUEM?

Geralmente culpamos os participantes pela falta de objetividade, mas é justamente quem convoca a reunião que precisa deixar claro qual é a relevância de cada participante e a expectativa que tem de cada uma das pessoas.

Isso precisa estar explícito desde o e-mail de convocação, deixando claro inclusive quais são os materiais que essas pessoas precisam levar para a reunião. Esse alinhamento também é feito no início da reunião, para que cada um relembre porque está ali e como pode colaborar para que cheguem aos resultados almejados.

PERFIS COMPORTAMENTAIS

Cabe também ao condutor conhecer os perfis comportamentais dos participantes e conduzir a reunião dando espaço para que todos possam se comunicar de alguma forma. Isto significa pensar em como dar abertura para aquele introvertido conseguir colocar a sua opinião ou então como minimizar as conversas aleatórias dos super extrovertidos.

A Técnica Pomodoro (já falamos sobre ela aqui) nos ajuda muito nessas situações. Quando temos muitos perfis diferentes reunidos e não queremos dispersão, ter um controle maior sobre o tempo traz foco para o encontro.

CENTRAL DE IDEIAS

Um outro conceito que trabalhamos na Simplesfica é a caixa Central de Ideias. Antes da reunião começar, entregamos post-its para todos os participantes e posicionamos a caixa no centro da mesa, avisando que toda ideia que surgir durante a reunião e que fuja ao propósito, deve ser escrita e colocada nessa Central.

Ao final da reunião delegamos para que uma pessoa faça o registro de todas essas ideias e compartilhe entre os participantes via e-mail ou sistema da empresa. Isso faz com que boas ideias não sejam perdidas e ao mesmo tempo elas não influenciam no andamento da reunião.

RESPONSABILIZE-SE!

Essas são algumas dicas de como podemos manter a objetividade durante as reuniões. Lembrando que quanto mais terceirizamos esse problema, menos soluções conseguimos – portanto, é importante que se pergunte o tempo todo o que tem feito para colaborar para que a sua empresa tenha reuniões cada vez mais produtivas e com propósito!

Para se aprofundar em nossa metodologia e em alguns dos itens que citamos nesse texto, faça o download gratuito do nosso e-book:
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Se tiver dúvidas ou quiser contratar o Workshop Simplesfica para sua empresa, escreva para flavia@simplesfica.com ou luiz@simplesfica.com.

Written by Flavia