No último sábado tivemos o grande prazer de fazer uma imersão ao GTD – método criado por David Allen, um dos mais influentes pensadores sobre produtividade no mundo. Passamos 8 horas nos aprofundando no método com a Call Daniel, a empresa certificada para ministrar este treinamento no Brasil.

Acredito que uma das principais lições aprendidas com o método e que já estou colocando em prática com bastante sucesso, é a consciência sobre não manter nada na cabeça. 

Sabe quando você está em uma reunião e começa a se lembrar de que precisa responder o e-mail da diretora do marketing, ou então a pensar que precisa comprar pilhas para o seu mouse, depois que esqueceu de marcar a consulta no médico… Nossa mente divaga e isto é natural, o que não podemos fazer é deixar estes momentos nos sequestrarem.

COLETAR

Para isto não acontecer, é preciso começar a coletar tudo que vem em sua mente. Isto é, andar com um bloquinho de papel ou um aplicativo de notas no celular é fundamental. Eu uso bastante o Keep para isto, mas existem inúmeros APPs que fazem a mesma função.

A ideia é que você sempre anote essas lembranças ou ideias que surgem em todos os momentos e separe um momento do dia para avaliar estas anotações e dividi-las em ações, projetos ou, simplesmente, jogar no lixo!

 PROCESSAR 

Esta etapa de separação é chamada pelo GTD de Processar. Considero este momento crucial, pois aqui as ideias começam a sair da utopia e ganhar planejamento para execução:

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 ORGANIZAR

Após o processamento, precisamos organizar nossas agendas, listas de tarefas e projetos para entendermos como vamos alocar tempo para a realização de tudo aquilo. Imagino que esta etapa seja a mais boicotada por pessoas que não conhecem o GTD, pois consideram uma burocracia e utilizam esta muleta para que a realidade doa menos!

Neste tópico, o ponto mais relevante é a clareza que devemos ter entre o que é tarefa e o que é projeto.

Tarefa

Uma ação pontual que não demanda grandes planejamentos. Exemplo: enviar um e-mail para o seu gestor avisando que chegará mais tarde amanhã é uma ação pontual, que não se desmembra em várias tarefas para que você chegue ao seu objetivo.

Projeto

Tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído. São aqueles projetos que nunca tiramos do papel pois colocamos eles em um nível muito complexo e dificilmente quebramos em camadas de simplicidade para tentar concluí-los.

Exemplo: conhecer a Itália.

Quantas vezes você já comentou que quer conhecer a Itália (ou qualquer outro país) e quando chega as férias percebe que não conseguiu realizar pois não fez um planejamento para isto. Geralmente colocamos a culpa no tempo, mas precisamos nos lembrar de que ele é o mesmo (24 horas) para todos, inclusive para aqueles que já estão fazendo a viagem dos sonhos…

E essa última palavra não foi empregada à toa. Cuidado com o que você considera sonho, no GTD o David Allen nos leva bastante para um mundo muito menos utópico e mais real, em que as realizações dependem de nós.

Portanto, se não enxergarmos a viagem para a Itália como um projeto, ela não sairá do papel. E quais são as tarefas para isto acontecer?

– Pesquisar regiões que quero conhecer
– Perguntar para amigos que já foram para lá
– Agendar férias de acordo com o período que quer ir
– Pesquisar visto e passaporte
– Renovar o passaporte (este vira um novo projeto: tirar foto, separar documentos, agendar na Polícia Federal)
– Pesquisar e fechar passagens
– Fechar hotéis
– Detalhar o roteiro da viagem

Só com este detalhamento conseguimos enxergar as necessidades e alocar na agenda os horários para execução!

PLANEJAR

Esta é uma etapa que dificilmente eu fazia antes de conhecer o GTD e depois ficava maluca durante a semana para administrar a agenda.

Todos os dias é interessante que você separe um tempo para entender o que ficou pendente e já realocar, checar as ações da semana e fazer o processamento das anotações do dia.

Semanalmente a ideia é que você tenha pelo menos uma hora (imagino que com a prática este tempo diminua) para checar todos os seus projetos, as listas de tarefas, alocar em sua agenda e já aproveitar para revisar as próximas quatro semanas.

A ideia é que você consiga sempre se antecipar aos acontecimentos. Exemplo: vejo que daqui duas semanas vou participar de um curso no Rio de Janeiro, mas ainda não comprei as passagens. Neste momento já coloco em minha agenda um horário para isto, aproveito para imprimir o recibo de comprovante de pagamento do curso, salvar na agenda o endereço completo do local… Enfim, todos os pormenores que envolvem este projeto e que sempre nos desesperam em cima da hora.

A partir desta rotina, é possível expandir para outros planejamentos: mensais, trimestrais, semestrais, anuais…

EXECUTAR

Com tudo planejado, sem dúvida a execução será muito mais rápida e prazerosa! Um dos conceitos que gostei bastante de conhecer é a execução por contexto.

Exemplo: tudo que precisa ser feito online, agrupo e realizo quando estiver na internet. Tudo que é de rua, agrupo e aproveito que vou sair de casa para realizar todas as tarefas que estiverem pelo meu caminho.

Parece óbvio, mas posso contar as vezes que saí para fazer algo e me esqueci de levar a receita para comprar um determinado remédio. Ou então me lembrar no meio do caminho que estou precisando de algumas coisas do supermercado e não ter feito uma listra prévia.

Outras alocações podem ser por tempo, energia disponível e prioridade.

Neste momento da execução gostamos bastante de usar a Técnica Pomodoro (já falamos dela aqui), que traz bastante foco e evita dispersões.

O GTD é um assunto que podemos conversar durante horas, então sem dúvida renderá mais posts aqui no blog. Caso queira se aprofundar no GTD e conhecer bastante sobre o assunto, recomendamos os seguintes sites:

www.gettingthingsdone.com 
www.calldaniel.com.br
www.vidaorganizada.com
www.facebook.com/GTDbrasil

Written by Flavia