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September 14, 2015 Blog, Método Kairos No Comments

Você sabia que só o fato de não mandar o direcionamento certo no e-mail de convocação, pode atrapalhar o andamento da reunião e interferir em seu sucesso?

Já recebi muitos e-mails que diziam “reunião de alinhamento” ou “nova definição de estratégias”… O que isto quer dizer? Com qual expectativa devo ir? Como saber se sou realmente necessária nesta reunião ou se poderia ocupar meu tempo de maneira mais produtiva?

É prudente que quem convoca a reunião, te entregue informações que te ajudem na sua tomada de decisão sobre participar ou não daquele encontro (fizemos um infográfico para te ajudar nesta decisão, veja aqui) e que também faça um alinhamento prévio para a sua preparação.

 O QUE É INDISPENSÁVEL NO E-MAIL

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Abaixo vou trazer o 4º passo do Método Kairos e as explicações necessárias! Depois você pode inclusive copiar e colar este modelo no campo de e-mail, trocando apenas as informações.

Data: dia, mês e ano da reunião.

Horário: referente ao início da reunião.

Tempo da reunião: quantos minutos ou horas terão esta reunião. Isto faz com que todos se programem e saibam o horário de término.

Local: endereço completo, número da sala de reunião e detalhes que façam a pessoa se localizar rapidamente.

Contexto: especificar a que se refere. Exemplo: reunião comercial, reunião de brainstorming, reunião de resultados…

Materiais necessários: são os materiais que as pessoas deverão levar (se necessário). Exemplo: planilha referente às vendas do último semestre, levantamento de fornecedores etc.

Ações necessárias antes da reunião: tudo aquilo que deve ser visto antes do encontro. Isto é útil quando você passa algum material que quer que todos já tenham lido ou alguma pesquisa prévia que espera que os participantes façam, entre outras ações que vão poupar o tempo durante a reunião.

Tema e propósito da reunião: esta parte é tão importante, que fizemos um e-book completo sobre este assunto. Faça o download gratuito aqui. 

Resultado almejado: em pouco tópicos, relacionados com o propósito, as pessoas precisam saber quais resultados são esperados ao final da reunião.

Relevância de cada participante: veja neste post como saber quem você deve convocar para uma reunião. Quem vai participar precisa entender esta relevância, inclusive para se preparar da melhor maneira para este encontro.

E QUANDO A REUNIÃO NÃO É INTERNA?

Para alguns clientes, mandamos apenas uma parte deste alinhamento e, dependendo do momento em que estamos, mandamos todos os itens! É interessante você avaliar se vale a pena, por exemplo, deixar explícito qual é o propósito em uma reunião comercial… Alguns detalhes você poderá adaptar dependendo do público.

O interessante é que o Kairos não é um método engessado e você pode ir modelando de acordo com a sua necessidade.

BENEFÍCIOS DA COMUNICAÇÃO PRÉVIA DA REUNIÃO

Existem inúmeros benefícios em se fazer um bom planejamento da reunião e comunicar da maneira correta aos participantes. Acredito que o maior deles é a otimização de tempo! Com esta comunicação, sua empresa não passará mais por aquele momento em que o participante precisa sair da sala para ir buscar uma planilha, ou dois que chegam achando que se tratava de um outro propósito etc.

Além disto, você consegue reduzir consideravelmente a rádio peão (já falamos sobre seus malefícios aqui) e não gerar uma falsa expectativa entre os participantes – tanto pelo lado positivo, quanto negativo. Todos vão sabendo o que vai acontecer e qual é a relevância em participar.

COMO SÃO OS SEUS E-MAILS DE CONVOCAÇÃO?

Um exercício legal e rápido de se fazer, é buscar o último e-mail que mandou de convocação para as pessoas e entender quais itens acima que você contemplou.

Quais são os gaps? Quanto a falta de algum item prejudicou o andamento saudável da reunião?

E se você tem dicas extras do que pode ser contemplado nesta comunicação, não deixe de nos passar nos comentários. A ideia é que este Método evolua cada vez mais com a colaboração de todos que nos acompanham!

O que é a Simplesfica?

A Simplesfica cria uma nova experiência em reuniões corporativas a partir de processos de cocriação e workshops, poupando o tempo desperdiçado com encontros improdutivos e desmotivadores.

Para saber mais sobre a Simplesfica e o Método Kairos, clique aqui.

Se quiser levar esta experiência para a sua empresa, basta escrever para:
contato@simplesfica.com

Ou diretamente para nós:
flavia@simplesfica.com
luiz@simplesfica.com

 
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Written by Flavia