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July 1, 2015 Blog, Reuniões 2 Comments

Quantas vezes você já foi em alguma reunião e saiu reclamando que não serviram nenhum café? Ou então que serviram, mas estava horrível! E a água, quantas vezes já esqueceram de perguntar se você queria?

Quando alguém vai nos visitar fazemos questão de nos preocuparmos com os mínimos detalhes e garantir que todos estão confortáveis! Mas quando entramos no mote “corporativo” muitas vezes nos esquecemos de fazer o mesmo.

POR QUE PENSAR NO BEM-ESTAR DO OUTRO?

Sabe aquela velha frase “não faça aos outros o que não gostaria que fizessem para você”, pois é, ela se aplica bem ao conceito de bem-estar em reuniões:

“Não sirva o café gelado que não gostaria que servissem para você!”

Se a palavra do momento é empatia, cuidar do outro também é ser empático. Não deixe para exercitar isto apenas na sua comunicação… Comece a observar o dia daquela pessoa que está indo “te visitar” na sala de reunião a partir da ótica dela.

COM O QUE DEVO ME PREOCUPAR?

A partir do momento que você começa a observar o outro, dificilmente conseguirá ficar indiferente às suas necessidades. Isto é, se a pessoa veio de outra cidade para fazer uma reunião com você, que tal perguntar se ela gostaria de usar o toilet antes de iniciarem o bate-papo. Ou então se preparar para servir algo leve, já que muitas vezes ela não conseguiu parar para um lanche antes de ir para o escritório.

Me lembro de uma reunião muito longa que fiz e que de tempos em tempos entrava alguém para repor os lanchinhos e sempre trazia um café passado na hora. Aquelas horas que tinham tudo para serem tediosos, viraram algo leve. Lembro-me que todos comentavam o quanto o cafézinho era gostoso!

O contrário também me lembro bem. Certa vez fui em uma reunião e o ar condicionado da sala estava nos congelando, passei muito frio naquele dia e a maioria saiu com uma experiência péssima. Neste caso, é mais complexo para quem está organizando a reunião conseguir resolver o problema, mas pensar em um plano B pode ser uma saída. Naquele momento qualquer lugar perto do escritório seria melhor do que o frigorífico que estava a sala de reunião.

CHECK LIST DO BEM-ESTAR EM REUNIÕES

Abaixo listei alguns itens para te ajudar na hora de pensar sobre o bem-estar em uma reunião. Não precisamos pensar em tudo isto em 100% das reuniões, mas sem dúvida seus “convidados” se sentirão muito bem com este cuidado!

ALIMENTAÇÃO

Água: com gelo e sem gelo
Café: sempre quente e sem açúcar
Chá: pode ter uma opção de chá quente e outra de chá gelado
Suco: um sabor neutro que a maioria goste
Açúcar e adoçante caso a pessoa queira adoçar o café e o chá
Lanchinhos: leves, fáceis de comer e que não façam muita sujeira

Não se esqueça de deixar xícaras, copos, guardanapos e um lixinho sempre a vista.

AMBIENTE

Ar condicionado: este item é polêmico! Vale a pena perguntar para as pessoas se é preciso aumentar ou diminuir a temperatura e até pensar em um plano B.
Cadeiras: confortáveis e ergonômicas. Para reuniões menos formais, pode-se pensar em sofá, poltrona, pufes…
Mesa: deixar disponível em cima da mesa folhas para anotação, caneta, lápis, borracha, apontador, post-it etc.
Internet: ao invés de ligar para o TI todas as vezes que a pessoa pedir a senha, que tal deixar um quadrinho com todos os dados posicionado em um lugar bem visível? :)
Tomadas: vejo que muitas empresas pecam neste ponto. É muito desconfortável precisar abaixar para encontrar uma tomada livre. O ideal é que elas estejam bem visíveis, em algum suporte na mesa

TECNOLOGIA

Adaptadores: muita gente se esquece de andar com um adaptador, então é muito interessante que você dê este passo e já tenha na sala de reunião (universal para tomada, HDMI, para Mac etc.)
Projeção: Cabo sempre próximo de onde as pessoas vão colocar seus computadores e aparelho bem regulado evitam tempo perdido!
Pen drives: outro item que a maioria se esquece de levar e que você pode providenciar para deixar na sala caso seja necessário. Se for um brinde da empresa, melhor ainda!

Estes são alguns itens que, quando providenciados, trazem muito mais bem-estar durante uma reunião!

Abaixo alguns posts relacionados que também nos ajudam a melhorar a experiência em uma reunião:

Quem você deve convocar para as reuniões
Alinhamento de tempo antes da reunião
Definição de propósito da reunião

E você, se lembra de algo para melhorar o bem-estar em uma reunião?
Compartilhe com a gente nos comentários, este check list pode sempre crescer :).

Written by Flavia