Outro dia estávamos conversando sobre uma história no mínimo curiosa. Um CEO decidiu montar em sua empresa uma cozinha bem equipada, com um bom espaço de convivência e a possibilidade dos funcionários almoçarem por lá e, se quisessem, cozinhar para os colegas de trabalho.

Este é inclusive um grande sonho nosso, poder crescer e um dia ter uma cozinha para chamar de nossa, mais ou menos neste formato… Mas, este é assunto para outro post!

Na empresa daquele CEO isto começou a gerar um “problema”: a cozinha virou o lugar predileto para a destilação da rádio peão, os funcionários iam para lá e aproveitavam o tempo para falar mal dos gestores, diretores, presidente da empresa etc. Era um lugar que eles tinham liberdade para falar sem que os chefes estivessem na escuta.

Diante deste problema, qual foi a solução?
A) Melhorar a comunicação interna
B) Buscar uma aproximação dos funcionários para entender as insatisfações
C) Retirar a cozinha

Se você escolheu a opção C, acertou.
E esta não foi a primeira vez que vimos isto acontecer nas empresas. Geralmente tratam o sintoma e não a causa: tira-se o espaço de convivência para que as pessoas deixem de reclamar.

A RÁDIO PEÃO NUNCA DEIXARÁ DE EXISTIR

A primeira consciência que precisamos ter é que a comunicação informal é tão forte – ou mais – do que a comunicação formal e ela não deixará de existir.

Tirar a cozinha apenas modificará a rádio de lugar, que provavelmente vai para o restaurante, bar, festas de fim de ano etc.

O que nós podemos fazer é minimizá-la.

CAUSAS

Para minimizar a rádio peão, é importante entendermos o que gera esta comunicação informal nas empresas. É possível listar aqui inúmeros motivos, nós selecionamos aqueles que são mais comuns na maioria das corporações:

Falta da alinhamento entre a alta gestão e os funcionários
– Poucas situações de feedbacks formais
– Falta de canais para ouvir os colaboradores
– Deficiência das estratégias de comunicação interna
Cultura engessada em um sistema hierárquico pouco flexível
– Gestores com dificuldades em delegar
Descrédito no conteúdo que é comunicado
– Falta de periodicidade na comunicação
Pouca empatia. A empresa não consegue compreender as angústias de seus colaboradores
– Estratégia guardada a sete chaves

Citamos acima 10 causas que percebemos serem as campeões em fortalecer a rádio peão, mas sinta-se a vontade para compartilhar conosco nos comentários os motivos que fortalecem a comunicação informal em sua empresa.

CONSEQUÊNCIAS

08_Radio_Peao_01

Pegando carona no livro de Daniel Costa - “Não existe gestão sem comunicação”, percebemos que uma das graves consequências da rádio peão é a falta de simetria na comunicação, isto é, o efeito do telefone sem fio. A mensagem dificilmente chega ao receptor em sua forma original, pois vem recheada das interpretações de quem está comunicando.

Daniel cita em seu livro que a comunicação “precisa, por exemplo, sair da alta gestão e continuar preservada em todos os níveis até a base, ou mesmo em qualquer sentido horizontal ou transversal à estrutura que percorrer”.

Quando isto não acontece, os efeitos podem ser desastrosos. Me lembro de colegas de trabalho que pensaram em pedir demissão por conta de rádio peão, outros que ficaram extremamente infelizes com seus gestores e, claro, eu mesma já fui vítima deste mal.

CADEIA DA RÁDIO PEÃO

Pesquisando sobre o assunto e o tamanho da “assimetria” existente nas empresas, encontramos a tese de Katia Perez - Os primórdios da Rádio-peão, uma crítica à visão funcionalista da comunicação informal - em que ela aprofunda bastante o assunto, trazendo dados interessantes.

Um deles é a imagem criada por Keith Davis, um dos pioneiros nas investigações sobre a comunicação organizacional, que explora como se dá a cadeia da rádio peão nas empresas:

08_Radio_Peao_02

Fonte: DAVIS, Keith. Management Communication and the grapevine, p. 281

1. Cadeia de mão únicaA conta para B, que conta para C, e assim por diante, construindo uma cadeia frágil, onde o receptor pode ficar muito distante do emissor.

2. Cadeia da fofoca – A conta para todo mundo que encontra pela frente.

3. Cadeia da probabilidade – A conta, ao acaso, para F e D, de acordo com as leis da probabilidade. Estes dois contam para outros, da mesma maneira, sem escolher seu destinatário.

4. Corrente “cacho de uvas” – A escolhe três pessoas para contar a novidade. “Talvez uma delas conte para outras duas e um dessas duas últimas conte para uma outra diferente.

COMO MINIMIZAR

Chegamos finalmente ao título do post! Agora que entendemos as causas e consequências, podemos afirmar que há uma série de fatores que fortalecem a rádio peão dentro das empresas e que os resultados causados podem ser irreversíveis.

Nós da Simplesfica acreditamos que uma boa comunicação pós reunião é capaz de minimizar bastante a rádio peão, que prejudica bastante não só a empresa, como os próprios funcionários.

Em nosso Método Kairos, trazemos a ideia de criar uma Ata Simplesficada ao término de cada reunião. É esta ata que será enviada ao endormarketing e trará insumos para a comunicação interna.

POR QUE ATA SIMPLESFICADA?

Porque percebemos que na maioria das empresas as pessoas partem do 80 para o 8:

“Não precisamos ter 15 folhas sobre o que foi discutido na reunião, logo não temos nada!”

Prezamos pela comunicação simples, 5 tópicos que resumam o que foi tratado naquela reunião e que deixe claro para qualquer um que não participou do que se tratava aquele encontro.

O QUE PRECISA TER NESTA ATA?

O tema, o propósito da reunião, os resultados almejados, quem participou e um resumo do que foi discutido são suficientes.

Exemplo:

Tema - Reunião de alinhamento comercial
Propósito - Engajar equipe comercial para que vendam mais o serviço X
Quem participou - Carlos, Patricia, Andreia, Daniel, Roberta e Claudia
Resultados almejados - Ideias para aumentar vendas do serviço X, plano de ação para prospecção, metas trazidas pela própria equipe

Resumo da reunião:
– Diretor da área foi o condutor da reunião. Iniciou mostrando a grande oportunidade em apostar no serviço X.
– Houveram algumas objeções por conta do produto Y. Após as explicações ficou claro que este não perderá mercado por conta da nova estratégia.
– A equipe trouxe a ideia de criarmos um site exclusivo para o produto X. Este projeto será coordenado pela Claudia.
– A meta trazida pela própria equipe é de aumentar em 12% as vendas.
– Para a criação do plano de ação para prospecção, foi agendada uma segunda reunião.

Apenas isto já mantém as pessoas alinhadas ao que foi discutido e minimiza bastante a rádio peão.

Para minimizar ainda mais, é interessante que a empresa tenha uma pasta em rede para as atas das reuniões com acesso livre para todos os colaboradores.

* Para saber como definir o tema e o propósito de uma reunião, clique aqui.
* Também já fizemos um post (aqui) com os critérios que devemos ter antes de convocar alguém para uma determinada reunião.

DESDE SEMPRE E PARA SEMPRE!

A rádio peão não deixará de existir e não devemos punir as pessoas, afinal, temos esta mesma “mania” dentro da nossa família, com os amigos etc. A melhor estratégia é entender como ela funciona dentro da empresa e criar recursos para minimizar a frequência com que isto acontece!

Written by Flavia