Quando surgiram os famosos dois sinais azuis do Whatsapp para confirmação de leitura, me lembro de que na época a grande discussão surgiu por conta da falta de privacidade: qual era o limite entre utilizar a tecnologia a nosso favor e ter a vida devassada por conta das redes sociais, apps, Google etc?

Eu gostaria de propor hoje uma outra discussão, não só sobre os dois risquinhos azuis (que inclusive já bloqueei em meu celular), mas sobre um fenômeno que está tão inserido em nossa cultura que esquecemos de falar sobre: a interrupção.

TE MANDEI UM E-MAIL, VOCÊ VIU?

Entendo que por conta da tecnologia, dependendo do arquivo que a pessoa te enviou, nem sempre é garantia de que ele irá chegar na sua caixa de entrada e, neste caso, vale a pena dar uma checada. Mas quantas foram as vezes que você recebeu uma mensagem como esta um segundo depois que a pessoa te enviou o e-mail?

Muitas vezes eu estava fazendo um call importante, quando alguém interrompia dizendo exatamente isto.

“Mas qual é o problema da Flávia responder, tomei menos de cinco segundos?”

O problema não são os vinte centavos, digo, os cinco segundos. A camada é muito mais profunda e a interrupção pode gerar uma série de complicações que geralmente quem originou nunca saberá… E talvez nem quem esteja passando pelo problema. É comum ignorarmos a origem e culparmos outras circunstâncias.

DEPOIS VOCÊ DÁ UM PULINHO NA MINHA MESA?

Vamos falar sobre a cadeia complicadora de uma interrupção a partir deste exemplo do título acima.

Imagine-se em uma reunião com as pessoas da sua área. Este é um encontro para o  brainstorming que levará a melhorias de um determinado serviço. Quando vocês estão no auge das discussões e compartilhamento de ideias alguém bate na porta:

- Com licença, o João está aqui?

Todos param, olham para quem está interrompendo, alguns já aproveitam para dar uma olhada no celular…

- Estou sim, precisa falar comigo?

João já responde em tom de ação: se for urgente, ele está disposto a  sair da sala de reunião para cumprir com este novo dever.

- Não precisa ser agora, termina aí e depois dá um pulinho na minha mesa…

Primeiro ponto para refletirmos: se não era urgente, por que foi necessária a interrupção da reunião?

Mas o argumento central não é este. O que muitas vezes esquecemos de nos questionar é sobre o ciclo que esta pequena interrupção causou.

Será que o João voltou para o brainstorming como estava 5 segundos atrás? Ou alguns pensamentos entraram em ação:

– O que será que ele quer comigo?
– Preciso terminar a planilha que ele pediu
– Será que aconteceu alguma coisa com o projeto?
– Sempre que ele pede para eu dar um pulinho na mesa, demora umas duas horas

Para não citar quando João verbaliza isto para todos os colegas e aquela interrupção vira uma reclamação / lamentação coletiva.

E o brainstorming, onde fica?

QUANTO TEMPO PRECISAMOS PARA RETOMAR O FOCO APÓS UMA INTERRUPÇÃO?

De acordo com esta publicação feita pela revista Exame, estudos de ciência cognitiva comprovam que nós levamos 15 minutos para retomar a concentração após uma interrupção.

Imagine uma reunião em que as interrupções acontecem de meia em meia hora, como fica a concentração de quem está participando? Não à toa elas acabam levando muito mais tempo do que o previsto e se tornam improdutivas.

Lembrando que quando falamos sobre interrupções, todas elas complicam a nossa rotina: Desde os 5 segundos (como no exemplo do João), como a mensagem no Whatsapp, a mimica que as pessoas fazem através do vidro com a ilusão de que ao não entrar na sala não estarão te interrompendo, entre inúmeras outras.

HÁ UMA SOLUÇÃO?

Me lembro de ter participado de uma reunião em uma empresa, que eles utilizavam placas em vários ambientes. Na sala de reuniões colocaram algumas como “vamos voltar ao foco”, “espere a sua vez”… Até avisos que eram deixados na mesa com o status da pessoa: “estou ocupado, volte mais tarde” e “hoje está complicado, envie um e-mail”.

Na época achei interessante, mas após toda a convivência com sistemas de gestão de tempo e, conhecendo pessoas que conseguem ser altamente eficientes, percebo que a solução está muito mais na reeducação e mudança de mindset, do que em uma placa que será colocada na mesa de trabalho.

Enquanto as pessoas não entenderem o valor do tempo, delas e das outras pessoas, as interrupções continuarão acontecendo e gerando aquelas camadas de complicação que comentamos acima.

MEDIDA PROVISÓRIA 

Tenho trabalhado com uma medida provisória que já comentei por aqui várias vezes, a Técnica Pomodoro. Percebi que, pelo fato de ter um aplicativo ao meu lado contando o tempo, as pessoas passaram a respeitar mais o meu tempo e isto reduziu drasticamente a quantidade de interrupções.

Já recebi algumas vezes o seguinte:

“Como você estava em Pomodoro, estou enviando um e-mail…”

Como tenho um critério para a resposta de e-mails, geralmente separo três horários do dia para ler e retornar, as pessoas também já passaram a me respeitar neste sentido, então dificilmente tenho cobranças via whatsapp!

“NÃO FAÇA AOS OUTROS…” 

Sempre que penso em interromper alguém, questiono se eu gostaria de passar pela mesma situação. Claro que esta é uma mudança de algo que está enraizado há anos, então é comum eu falhar nesta minha missão… Mas busco constantemente me colocar no lugar das pessoas ao enviar um e-mail, whatsapp ou bater na porta da sala de reunião para “dar um recado rapidinho”.

Tente se lembrar dos 15 minutos que a pessoa levará para voltar ao foco e o quanto isto pode prejudicar em cadeia os que estão ao redor dela e, muitas vezes, inclusive você.

A culpa não é dos dois tracinhos do Whatsapp, nem do aviso de “ocupado” da sala de reunião que não é grande o suficiente, mas de uma cultura de interrupção que passamos a considerar normal e deixamos de questionar.

 

Written by Flavia