60_5-dicas-rapidas-para-reunioes-produtivas
December 5, 2016 Blog, Método Kairos No Comments

Não é sempre que conseguimos dedicar tempo para planejar uma reunião, muitas vezes elas acontecem em cima da hora e precisamos ser rápidos para a sua execução.

Pensando nisto, separamos 10  dicas rápidas que farão sua reunião ser muito mais produtiva!

1) Defina o propósito antes de qualquer coisa 

A definição correta do propósito já traz uma série de respostas, te direciona para as pessoas que devem participar daquela reunião e te ajuda na descrição do resultado almejado.

Fizemos um vídeo contando como fazer a definição do propósito correto, para assistir clique aqui. 

2) Liste o resultado almejado

É comum que neste momento você queira fazer uma lista gigante de resultados a alcançar com a reunião. Cuidado! Mais importante do que a quantidade, é entender se eles são tangíveis e se estão conectados com o propósito. 

Caso você queira atingir resultados que não estão conectados com o propósito, o ideal é que agende uma outra reunião, ou agende duas sequenciais, deixando claro para as pessoas que os propósitos são diferentes, assim como os resultados almejados.

3) Faça uma lista rápida sobre as expectativas de cada participante

Este item faz você estar preparado para os mais diversos questionamentos que podem surgir durante a reunião e também te ajuda a gerar empatia com os participantes. 

Entender sobre as expectativas de quem estará presente, é mais importante do que sair fazendo uma pauta dos itens que você quer falar!

4) Faça um check-list do que precisa levar 

Na pressa, é muito comum esquecermos de itens como carregador, adaptador, pendrive, folder etc. Por isso aconselhamos deixar sempre um check-list à mão para facilitar a sua saída para a reunião.

Na hora de receber as pessoas na sua empresa, esse check-list é ainda mais fundamental! A sua organização nesse momento já demonstra muito sobre o que o cliente irá contratar. Para não deixar faltar nada, veja a lista completa que disponibilizamos neste post!

5) Faça uma pauta objetiva

Assim como o resultado almejado, sabemos que as pessoas gostam de exagerar nos itens que serão falados durante a reunião!

Gostamos de trabalhar com o conceito de Pauta Simplesficada, que deve cumprir com os seguintes itens:

INÍCIO: alinhamento sobre o tempo da reunião, propósito, relevância, resultado almejado e funções dos participantes

DURANTE: apresentação do projeto / problema / dados, abertura para dúvidas, possíveis ajustes.

FECHAMENTO: analisa se a reunião cumpriu com o resultado almejado, definição das próximas ações, criação de uma ata simples se houver necessidade e delegações.

Seguindo essas 5 dicas, sem dúvida a sua reunião já tem grandes chances de ser mais produtiva! Aqui abordamos alguns dos itens do Método Simplesfica, que você pode baixar gratuitamente aqui. 


download_kairos_banner01


img_MAIL_Kairos

 

Written by Flavia